Luis Melgar Carrillo | Política y sociedad / PUNTADAS SIN DEDAL

En la medida en que las operaciones de una organización crecen, los ejecutivos se ven forzados a ir delegando algunas de las funciones clave, para concentrar su tiempo y esfuerzos en labores más íntimamente relacionadas con la estrategia empresarial, la estructura financiera, el posicionamiento y otras funciones fundamentales para la buena marcha de la organización.

Esta delegación se va dando al ritmo en que las operaciones tradicionales se van volviendo relativamente repetitivas o cíclicas, así como en la medida en que la organización misma, con su crecimiento, se va volviendo más compleja. Una de las funciones que poco a poco se van delegando es la de compras.

Esta delegación de las compras, en muchos casos, ha venido a resultar un verdadero dolor de cabeza para los altos ejecutivos. El principal motivo de esas preocupaciones es la problemática que aparece alrededor de los fraudes.

Es muy difícil establecer con claridad si un encargado de compras recibe estipendios por las decisiones de adjudicación en las que ha participado. Sin embargo, lo importante para la alta dirección y para los responsables del control interno de una empresa, es determinar si se está comprando en las mejores condiciones.

En otras palabras, si lo que implementa la unidad administrativa de compras representa para la organización la mejor opción. Esta mejor opción se mide en términos de mejor precio, mejor calidad, mejor servicio, más posibilidad de obtener repuestos o refacciones, y, en general, mejores condiciones por la adquisición de cada producto o servicio contratado.

Con el propósito de que cada alto ejecutivo pueda evaluar lo acertado del control interno en las compras, se presenta un listado de preguntas que pueden representar un toque de alerta para tratar de que mejore su gestión. Con las interrogantes presentadas se pretende contribuir a elevar el nivel ético de la organización, así como a mejorar la eficiencia. Las preguntas son las siguientes:

• ¿Existe una dependencia de compras que funcione separadamente de la contabilidad?
• ¿Existe una total separación jerárquica y funcional entre los responsables de compras y los responsables de las bodegas?
• ¿Las ofertas de cotización son analizadas y adjudicadas por funcionarios ajenos a la unidad de compras?
• ¿Existen órdenes de compra numeradas?
• ¿Se lleva registro del destino de cada una de las órdenes de compras emitidas, incluyendo las anuladas?
• ¿Existe una estadística jerarquizada que permita determinar la frecuencia de las casas proveedoras que participan y que resultan con adjudicaciones en las ofertas de cotización de las compras importantes?
• ¿Se realizan esporádicamente solicitudes de cotización de otras casas proveedoras, en las compras repetitivas de pequeños volúmenes, para comparar con los precios y condiciones de las compras históricas realizadas?
• ¿Existen casos de empresas que hayan participado repetidamente en múltiples cotizaciones y que nunca hayan sido beneficiadas con una adjudicación?
• ¿Se hacen visitas esporádicas y sorpresivas, por parte de funcionarios ajenos a la unidad de compras, a otras casas proveedoras que no hayan aparecido en las ofertas de cotización, con el propósito de verificar si fueron invitadas y si tienen mejores ofertas?
• ¿Los ganadores de adjudicaciones son proveedores directos o se trata de intermediarios?
• ¿Se acompaña cada factura que presenta el proveedor con una copia de la orden de compra?
• ¿Se entrega a bodega una copia de la orden de compra para su cotejo con la guía de entrega del proveedor y otra a contabilidad para su cotejo con la factura?
• ¿Existe una política de invitación a la cotización en donde los principales proveedores no aparezcan deliberadamente en todas las cotizaciones?
• ¿Se registra el número de la guía de entrega del proveedor?
• ¿Se cotejan en contabilidad las facturas contra la orden de compra, la guía de entrega y el formulario numerado de ingreso a la bodega?
• ¿Se revisa que coincidan los números de las órdenes de compra como parte del chequeo rutinario?
• ¿Se numeran las requisiciones que presentan firmadas los jefes de departamento y se lleva registros numerados de los mismos?
• ¿Se chequea, previo al pago de la factura, que se tenga la aprobación de bodega de haber recibido a satisfacción?
• ¿Existen archivos electrónicos uno por orden alfabético y otro por número de orden de compra de las facturas pagadas?
• ¿Se lleva un control auxiliar para el registro de las notas de crédito por devoluciones y rebajas?
• ¿Existe un control de salidas de bodega, que se cruce con un control de entradas a otra área de responsabilidad?
• ¿Existe un cruce actualizado de los registros electrónicos de bodega de los diferentes ítems que se tengan en existencia, con los registros de la contabilidad?
• ¿Se practican arqueos sorpresa a bodega para para ítems escogidos aleatoriamente, para determinar la exactitud del número de ítems en existencia, cotejando las existencias anteriores, los ítems recibidos así como los entregados?
• ¿Existe un control separado para las existencias en consignación?

Desde el punto de vista costo-beneficio puede resultar caro e ineficiente llevar un sistema de control que dé respuesta categórica y satisfactoria a todas las preguntas planteadas. Sin embargo, presentarlas tiene la intención de invitar a los altos ejecutivos a la reflexión, con el ánimo de despertar su interés en la posibilidad de fraude y, eventualmente, poner una voz de alerta en caso de que se dude acerca de la eficiencia de los responsables de las compras.

Naturalmente que el mejor control interno se obtiene cuando la integridad moral de las personas involucradas está fuera de duda y a toda prueba. La única reflexión al respecto es que «en arca abierta, hasta el justo peca». Por lo mismo, cada alto ejecutivo puede practicar chequeos esporádicos. La lista de preguntas que se presentó puede ser una referencia o guía gerencial que le ayude en su gestión de chequeo rutinario y por lo mismo que pueda clarificar si vale o no la pena seguir confiando en las personas a las cuales se les ha delegado una función tan importante y delicada como son las compras.

Fotografía tomada de JGutiérrez.

Luis Melgar Carrillo

Ingeniero Industrial, Colombia 1972. Máster en Administración de Empresas, INCAE 1976. Autor de 9 libros (tres aparecen en Google) y de más de 100 artículos (50 en gAZeta, Guatemala 2018; 20 en revista Gerencia, Guatemala 1994-95, y más de 30 en diversos medios mexicanos, como el periódico Meridiano y la Revista Junio 7). Director de Capacitación (Asociación de Azucareros de Guatemala). Director de Recursos Humanos (Polymer-Guatemala). Excatedrático en universidades de Costa Rica, Guatemala y Tepic, México. Residencia en Tepic.

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